آنچه مدیران پارکینگ باید بدانند بخش اول

آنچه مدیران پارکینگ باید بدانند :

مواردی که در این بخش به توضیح آن خواهیم پرداخت نتیجه 10 سال تجربه در زمینه تولید و فروش نرم افزار پارکینگ و مدیریت پارکینگ و نیز بررسی مشکلات و مشاهدات عینی در رابطه با مشتریان نرم افزار پارکینگ میباشد.امید است با رعایت و توضیح این نکات کمکی در زمینه مدیریت بهتر پارکینگتان کنید.

• توجیه کاربران

  قبل از شروع کار با نرم افزار کاربران خود را توجیه کنید و نام کاربری و کلمه رمز عبور برای همه آنها ایجاد کنید  که در بخش نهم آموزش کار با نرم افزار توضیح داده شده  و هر کدام را در پاکتی  تحویل دهید.

دقت کنید که برای بالا بردن امنیت کاربران تغییر کلمه رمز عبور را در دامنه دسترسی کاربر قراردهید تا در مواقع احساس خطر آنرا تعویض نماید.

• مدیریت چند پارکینگ همزمان

اگر شبکه داخلی وجود داشته باشد که اطلاعات چند پارکینگ شما در این شبکه با دیتا بیس های متفاوتی وجود داشته باشد شما به عنوان مدیر میتوانید به هرکدام از این پارکینگ ها دسترسی داشته باشید.

برای این منظور ابتدا تنظیمات فایل درون برنامه ای Config.txt  انجام دهید ( بخش تنظیمات نرم افزار ) با باز کردن نرم افزار صفحه زیر نمایش داده میشود.فایل درون برنامه ای  به نام  ConnectionList.txt لیست دسترسی ها به دیتا بیس ها ی پارکینگ ها قراردارد که میتوان به ترتیب پارکینگ ها و ادرس دسترسی ها را میتوان در ان قرار داد.بعد از اجرا نرم افزار پنجره زیر نمایش داده میشود که  طبق مراحل زیر عمل میشود:

1:شماره اتصال به پارکینگ

2:با  انتخاب این دکمه متصل بودن یا نبود به دیتا بیس پارکینگ را میتوان بررسی کرد

3:در صورت متصل بودن نام پارکینگ انتخابی در این قسمت نمایان میشود

4:با انتخاب ورود به نرم افزار   پنجره دریافت نام کاربری و رمز عبور نمایان می گردد.

• چک کردن تغییرات قبوض

بخش امنیتی نرم افزار برای این تهیه شده است که مدیران بدانند در پارکینگشان چه میگذرد؟ برای این منظور حداقل بخش تغییرات قبوض از گزارشهای امنیتی (‏6.7.3) را بررسی کنید. انباشته شدن این تغییرات شما را در مسیر غلطی انداخته و از پارکینگتان غافل میشوید و در آخر با سردرگمی نخواهید فهمید که جریان از چه قرار بود.

• تحویل شیفت را از کاربر بخواهید

برای بالا بردن امنیت و نفوذتان در پارکینگ پس از هر تحویل شیفت کاربرانتان را موظف کنید که عکس از گزارش تحویل شیفت نرم افزار بگیرند و برای شما ارسال کنند(تلگرام، وات ساپ و از این قبیل). انجام این رویه تا 99% به نظم پارکینگ شما کمک میکند چرا که اطلاعات موجود در این گزارش بسیار حیاتی و مهم برای شماست.

در گزارش تحویل شیفت در بخش نهم کار با نرم افزار  خواهید دانست که یک کاربر چه زمانی به نرم افزار وارد و چه زمانی خارج شده است( کنترل تردد مبتنی بر پلاک خوان )، مبلغ کارکرد کاربر، ترتیب تحویل شیفت در پارکینگ و تعداد شیفتهای هر کاربر.

• حسابرسی را یاد بگیرید و اجرا کنید

مفهوم حسابرسی در حسابداری  اینست که آیا گزارشات مالی ارائه شده معتبر هستند یا ساختگی اند؟

برای روشن شدن این مطلب با یک مثال کار را به شما وا میگذاریم:

فرض کنید کاربر شما هر روز که شیفت را تحویل میدهد گزارش تحویل شیفت خود را برای شما ارسال میکند و همان مبلغ را به حساب بانکی شما واریز میکند. پس اگر همه چیز درست باشد بعنوان مثال اگر برگردیم به یک ماه پیش و گزارش کارکرد یک کاربر را بگیریم باز همان اعداد باید گزارش شوند!

اختلاف این اعداد مشخص میکند که یک جای کار میلنگد! به گزارشات امنیتی و گزارشات تحویل شیفت برگردید و مطمئن باشید مو را از ماست خواهید کشید.

• از کدام گزارشات برای تحویل شیفت استفاده کنید

از 2 گزارش استفاده کنید: گزارش کاربران از مشترکین  درآموزش کار با نرم افزار بخش هفتم و گزارش خلاصه عملکرد ریالی کاربران  برای درک بهتر با یک مثال ادامه میدهیم:

گزارش کاربران از مشترکین:

گزارش خلاصه عملکرد ریالی کاربران:

جمع مبلغ دو گزارش 170.000+830.580= 1.000.580  مبلغی است که کاربر باید در اینروز به شما تحویل دهد، این مبالغ در گزارش تحویل شیفت بشکل ذیل درج میگردد:

• موجودی واقعی پارکینگ را با نرم افزار تطابق دهید

یکی از مهمترین قسمتها در مدیریت پارکینگ تطابق موجودی واقعی پارکینگ با موجودی است که در نرم افزار گزارش میگردد. کافیست از بخش گزارشات موجودی پارکینگ را چاپ کنید و در پارکینگ پلاکهایی را که در گزارش هستند علامت بزنید.

اکنون پلاکهایی که در نرم افزار نیستند بدون دریافت کارت وارد پارکینگ شما شده اند! و پلاکهایی که در نرم افزار هستند و در پارکینگ نیستند بدون اینکه کارت خروج برای آنهای ثبت گردد از پارکینگتان خارج شده اند!

اکنون به گزارش تردد نامحسوس پلاک  مراجعه کنید و ساعت و تاریخهای آخرین ورود و خروج آن پلاکها را از نرم افزار استخراج کنید تا مشخص شود دقیقا چه کاربری در آن لحظه در شیفت قرار داشته است. به همین راحتی کاربر خاطی پیدا شد.

در این راستا میتوانید از گزارش تغییرات قبوض و عکسهای ثبت شده از عکس خودرو در نرم افزار کمک بگیرید.

برای درک اینکه از عکس چگونه برای اثبات قضیه کمک بگیرید باید بدانید عکسی که در سیستم کامپیوتر شما ذخیره میشوند بر اساس تاریخ و ساعت گرفتن عکس آدرس دهی میشود:

مشخص میشود ساعت و تاریخ واقعی ثبت عکس اگر جعلی باشد با تاریخ و ساعت صدور قبض همخوانی ندارد.

در نهایت برای بازرسی دقیقتر دوربینهای مدار بسته خود را در آن زمانها بررسی کنید تا موضوع کاملا دقیق مشخص گردد.

• همیشه سعی کنید بروز باشید

امکانات جدید همیشه در راستای راحتی کاربر در استفاده از نرم افزار و ارتقاء سطح کیفی نرم افزار است. با بروز کردن نرم افزار چیزی را از دست نمیدهید، هزینه ای هم برای شما نخواهد داشت فقط کارتان سبک تر خواهد شد.

با عضویت در کانال تلگرام شرکت از آخرین نسخه های بروز و آموزش تغییرات جدید استفاده کنید و نیز کاربران خود را نیز عضو کنید تا آموزشهای لازم در راستای استفاده از امکانات جدید را ببینند.

آدرس کانال تلگرام نرم افزار پارکینگ شرکت: @ParkingSoftDelta

• اتصالات کابلها را علامتگذاری کنید

بهترین راه برای اینکه مطمئن شوید که همه چیز سر جای خودش قرار گرفته است و گیج هم نشوید علامت گذاری و شماره گذاری اتصالات سیستمتان است. اکنون به شکل ذیل توجه کنید:

بر روی پورتهای سیستم شماره گذاری میکنید و پورت پیکربندی شده را دقیقا به همان پورت کامپیوتر با همان شماره متصل کنید.

قاعده شماره گذاری به این صورت است که خود هر کامپیوترها را شماره گذاری میکنیم. مثلا برای 3 کامپیوتر 1 و2 و3 و حالا هر پورت و وسیله را بر اساس شماره کامپیوتر شماره گذاری کنید مثلا پورت اول از کامپیوتر دوم 21 و پورت دوم از کامپیوتر دوم 22 نامگذاری میشوند.

• شمارهای کارتها را بنویسید

نحوه تعریف کارتها برای سیستم را قبلا آموزش داده ایم میتوانید نحوه تعریف خودکار کارت را از بخش  مطالعه کنید. یکی از مهمترین مواردی که بعدا در دراز مدت به آن برخورد میکنید داشتن شماره کارتهایی است که در هنگام ثبت اولیه بر روی سیستم ثبت نموده اید، پس حتما با یک ماژیک غیر برفی یا یک برچسب شماره هایی که نرم افزار برای شما مشخص نمود یادداشت کنید.

این شماره ها را در مواقع ضروری قطع بودن کارتخوان، تعریف کارت برای مشترکین، تعریف کارتهای رایگان احتیاج خواهید داشت.

• تعرفه ها را در دید رانندگان نصب کنید

نصب تعرفه ها در معرض دید رانندگان قبل از ورود یا خروج از پارکینگ تا حد زیادی سرعت عملکرد ورود و خروج پارکینگ را افزایش میدهد.

عدم نصب این تعرفه ها علاوه بر موارد حقوقی و تعزیراتی کاربران نرم افزار یا پارکبانهایتان را مجبور به پاسخگویی به سوالات اضافی و تکراری “ساعتی چنده؟شبی چنده؟ پولیه؟تاکسیها هم باید پول بدن؟و…” باشند، این سوالات بعضا باعث خستگی کاربران و پارکبانها، افت عملکرد و نیز کندی سرعت تردد در ورود و خروج پارکینگتان میگردد.

در یک آزمایش انجام شده در پارکینگی با تردد هر 5ثانیه یک خودرو نصب بنرهای قیمت و توضیحات قبل از ورود و قبل از خروج 2.2 ثانیه سرعت ورود و 1.6 ثانیه سرعت خروج را افزایش دادند.

• برای راننده ها شفاف سازی کنید

یکی از مواردی که باعث کندی کار پارکینگها میشود عدم شفاف سازی پارکینگ برای رانندهاست، شفاف سازیهایی مثل ظرفیت باقیمانده پارکینگ، مبلغ محاسبه پرداختی، روش محاسبه مبلغ پرداختی و در کل راست آزماییهایی است که میتوانید پاسخ خیلی از رانندگان حساس را بدهید و نیاز نباشد کاربر یا پارکبان شما وقت خود را برای توضیح دادن آن انرژی و وقت خود را صرف کند.

توجه داشته باشید وقت و انرژی نیروی کار شما باید در راستای نظم بخشیدن به پارکینگتان باشد نه پاسخگویی به سوالاتی که میتوانستید با یک هزینه ثابت به آنها پاسخ بگویید.

برای این منظور نصب تابلو سون سگمنتهای مبلغ قابل پرداخت و تابلو ظرفیت پارکینگ از این قبیل است. نصب بنرهای نحوه محاسبه تعرفه قبل از ورود یا خروج خودرو از دیگر موارد میباشد.

یکی از مواردی که در پارکینگهای خیلی شلوغ گریبان گیر پارکینگ است محل جای پارک خودروها و پاسخ به برخی سوالاتی است که ممکن است از کاربر سیستم پرسیده شوند. برای این منظور از باجه ها یا افراد آزاد با نام “از من بپرس” استفاده کنید و این آیتم اکیدا در هنگام ورود به پارکینگ قابل رویت برای خودروها باشند تا بدانند پس از گیت ورود هم کسی هست تا به سوالات تکراری آنها پاسخ دهد!

• امکانات بدهید و مسئولیت بخواهید

درست است که شما مدیر پارکینگ هستید اما برای درک بهتر وضعیت کنترل پارکینگ بهتر است بجای انتقاد از راه دور پشت سیستم بنشینید و ورود و خروج خودروها را ثبت کنید. میبینید که همه چیز ایده ال نیست!

خودروهای بدون پلاک، رانندهای عصبی که بدون دریافت قبض وارد میشوند، سوالات تکراری، رانندهایی که بدون دادن کارت از پارکینگ فرار میکنند و وانمود میکنند کارتی دریافت نکرده اند! همه سازشان با شما جور نسیت. اکنون خودتان را بجای کاربر بگذارید تا راه حل بهتر را پیدا کنید. در اکثر این موارد استفاده از یک راهبند در درب ورود و خروج بهترین گزینه در شناسایی و کنترل موارد رانندگان غیر منطقی است.

استفاده از بنرهای تعرفه و سیگمنتها برای شفاف سازی از دیگر موارد است.استفاده از کارتخوان اضافی برای رانندگان اشتراکی و رایگان سرعت را بالا و حجم کاری کاربر را کمتر میکند. اگر سیستمی که تهیه کرده اید کامل نیست توقع نداشته باشید کاربرانتان هم حسابشان را کامل پس دهند. هیچکدام از امکاناتی که در نرم افزار پارکینگ تهیه شده است اضافی نیست.

• درج دقیقه رایگان در تعریف تعرفه ها

بعضا دیده شده که مدیران با سختگیریهایی از درج دقیقه رایگان اول در تعریف تعرفه  امتناع میکنند، شاید در نگاه اول این سختگیری در دریافت مبالغ بالاتر بنفعتان است اما با نگاه دقیقتر اینطور نیست.

فرض کنید خودرویی در حال ورود به پارکینگ است و کاربر قبض ورود برای خودرو صادر کرده است. ممکن است این خودرو از رانندگان اشتراکی باشد و یا راننده از ورود به پارکینگ منصرف شود! حالا تکلیف قبض ورودی چه خواهد شد؟

اگر کاربر آنرا خروج بزند مبلغ قبض را از جیب خودش باید بپردازد! اگر به خودروی بعدی تحویل دهد اطلاعات نادرست خودروی قبلی برای او ثبت میشود! ناچارا مجبور به معدوم کارت یا قبض خواهد شد که درنتیجه این عمل بهم ریختگی در پارکینگ و نیز ایجاد هزینه اضافی برای پارکینگ خواهد شد.

اکنون با گذاشتن زمان حدود 1 تا 2 دقیقه رایگان مشکلی در محاسبات بوجود نمی آید چرا که هیچ راننده ای نمیخواهد و نه میتواند در زمان 1 دقیقه از پارکینگ خارج شود و نیز کاربر با خیال راحت از اینکه زمان توقف 1 تا 2 دقیقه رایگان است، خروج انرا ثبت میکند.